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営業メールの書き方、読まれてアポにつながるメールはここが違う

営業メールは、お客様に読まなければ意味がありません。
「そもそも自分のメールは読まれているのか?」「営業メールを送っても、アポにつながらない…」そんなお悩みを持つ方のために、今回は、ベテラン営業職に聞いた「読まれる営業メールのポイント」をお伝えします!

お話をうかがった方:営業職歴8年 Aさん

営業マネージャー。新聞社系出版社と年商1,000億円規模の東証一部上場企業で就業したのち、一度独立、現在はスタートアップで正社員として働く
広告営業、マネージャーとして部門内のKPI策定、全社の組織改革や中長期計画の策定、100億円規模の予算や戦略の策定など、数字を基にした戦略立案とマネジメントを多数担当した経験を持つ。最近では、正社員として働らくかたわら、パラレルキャリアに挑戦中。企業の営業改善、業務改善の支援など、営業という領域にとらわれずに幅広く活躍中。

件名は命!営業メールで「読まれるタイトル」とは

Aさん:メールの件名はお客様が最初に目にするものですから、とても気を遣います。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によると、仕事で1日に送信するメールの平均は「11.59通」、受信するメールの平均は「34.30通」だそうです。

30通も受信すると、中には件名だけで「不要」と判断されて開封さえしてもらえないことも多いでしょう。いかにしてお客様の目に留まり、「自分に関係ありそうだ」興味を持ってもらえるか、を考えています。

メールを開ける前に「どんな内容のメールなのか」をわかっていただくために、件名には要件を簡潔に記載しています。また、会社名と個人名が入っていることは、信頼につながると思うので、必ず入れるようにしています。

例えば

「アポイントのお願い」
「お打ち合わせの件」

などの件名では、少し伝わりづらいですよね。

「○○のご紹介についての面談のお願い(カクトク株式会社 佐藤)」
「来週の打ち合わせのご相談(カクトク株式会社 佐藤)」

というように、具体的だけれども簡潔に伝わる件名を意識しています。 

逆に、こんなタイトルのメールは読まれない

Aさん:会社名や個人名が入っていない場合は、自分だったら読まないかもしれません。読むとしても後回しにしますね。

また、驚くべきことに、私が受け取った営業メールの中には、件名がないこともたまにありました。これは論外ですね。
やけに件名が長い場合も、「ビジネスの基本を知らないのかな?」と思ってしまいます。

営業の「売る」という行為の中には、「見積書を作る」「納品する」「その後のアフターフォロー」など、多様な要素があります。社会人としての基本ができていないと、後にトラブルが想定されるので、そういった営業の方とは付き合いたくないと思います。よってメールの内容は読まないと思いますね。

件名ひとつでも「基本ができているか」が見破られるので、本当に気が抜けないですよ

初めての営業メールを送る際に、気をつけていること

Aさん:件名については、上記でご説明した通りです。内容については、簡略にすることを心がけています。できれば、スクロールしなくても読めるようなボリュームが理想です。

案外忘れがちですが、下記も重要なことです。

・きちんとした挨拶を入れること
例:「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼いたします」など

・きちんとした敬語、尊敬語、謙譲語を使うこと 
特に、初めてのメールでは気をつけます。

もちろん、いつも大事なことではあるのですが、特に初めての印象は注意します。初回の印象が悪いと、その印象をぬぐうことが難しいです。逆に、最初きちんとしていれば、後に多少のミスがあってもおおめにみてくれるケースが多いという経験からも、初回の営業メールは特に、失礼がないかどうか気をつけています。

アポ取りの営業メールを送る際に、気をつけていること

Aさん:アポイントの候補日は、できるだけ営業から提案するよう気をつけています

「候補日をお知らせください」とお願いすることもあるのですが、それだと先方の都合で結構先の日程になってしまったり、候補日がすぐにわからない場合は返事が後回しにされてしまったりします。そうしている間に、先方の熱も冷めてしまう危険もあります。

そうしたことを防ぐためにも、営業から「下記の日時の中から、ご都合のよいものをお知らせください」と3~4つ候補を提示する方が、あとの流れもスムーズです。選択肢がある方が、お客様から断られる確率が下がるというメリットもあります。

また、細かい点ですが、アポの日時表記は、24時間表記にするように気をつけています。業界によって勤務時間は変わるので、例えば「7時にお伺いします」とした場合、朝の7時なのか、夜の7時なのか、はっきりしません。「19時にお伺いします」と伝えるようにしています。

営業メールテンプレート

Aさん:以上のポイントを踏まえて、打ち合わせのアポイントを取る時に使えるテンプレートをご紹介します。

■既にお取引きがあるお客様の場合

件名:「新サービスのご紹介についてお打ち合わせのお願い(カクトク株式会社 佐藤)」

株式会社
◯◯◯◯様 

お世話になります。カクトク株式会社の佐藤です。 
先日はお電話にてお時間を頂き、誠にありがとうございました。 

お伺いした貴社の課題について、弊社の新サービスが、お役立ちできる可能性がございます。 

もしよろしければ、直接ご説明の機会をいただきたいと思っております。下記日時のご都合はいかがでしょうか?
=====================
<候補日程>
○月○日(曜日) ○:○○~○:○○
○月○日(曜日) ○:○○~
○月○日(曜日) 終日
※ご訪問は1時間程度の予定です。
=====================
当日は、サービスの詳細と貴社でのご活用イメージなどをお伝えしたいと考えております。 

上記日程でご都合が悪い場合は大変お手数ですが、ご都合の良い日程をお知らせいただければ幸いです。

お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒、よろしくお願いいたします。

■お取引がない、初めてのお客様の場合

件名:「営業の即戦力確保にお困りなら、お役立ちできます(カクトク株式会社 佐藤)」 

株式会社◯◯
◯◯様 

初めてご連絡いたします。
カクトク株式会社でkakutokuというサービスを担当しております、佐藤と申します。
貴社のホームページを拝見し、ご連絡いたしました。 

kakutokuは、営業の即戦力探しのためのプラットフォームでございます。

プロ営業職が、フリーランスや副業の形態で2500名以上在籍しており、御社で雇用することなく、貴社専用の営業組織を短期間で構築することができます。 

貴社商材の営業に、ぜひお力添えをさせていただければと存じます。
よろしければ、一度ご紹介のお時間をいただきたく存じますが、いかがでしょうか?

直近ですと、下記の日程でご訪問が可能でございます。=====================
<候補日程>
○月○日(曜日) ○:○○~○:○○
○月○日(曜日) ○:○○~
○月○日(曜日) 終日
※ご訪問は1時間程度の予定です。
=====================
ご訪問の際は他社様の事例をお持ちしてお話しできればと思います。 

上記日程でご都合が悪い場合は、大変お手数ですがご都合の良い日程をお知らせいただければ幸いでございます。

ご多忙の折大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

Aさん:テンプレートを参考に、お客様から返事をいただける、自分なりのパターンを作ってみてください。

以上、営業メールの書き方のポイントについて、これまでの経験をもとにお伝えしました。皆様の参考になれば幸いです。 

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